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给“女忙人”支招
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发布时间：2006-06-20
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“早餐的食物还来不及下咽，我已经“噌”地一下跳上车，急匆匆赶往公司。该做的工作马上开始在满脑子里翻腾，我在考虑以什么方式向老板报告最近的市场情况，又突然想到了部门的季度预算还来不及交到财务部，这可能会影响到部门人员的费用报销，再有就是还没有给刚来报到的市场分析员布置工作，……。没等我把这一切考虑清楚，我已经坐在了大会议室里，开始了工作例会的报告，接下来是会见重要的客户，审核近期的合同，召集业务骨干会晤，与新员工面谈，报销审核、制订项目计划书……。一天很快就过去了，到了晚上十点还有大堆资料没有看完，很多封邮件来不及回复。我只得抱上资料，提上笔机本，拖着疲惫的身子急急忙忙往家赶……”
这是在一次管理培训课程开始时，一名女学员向我描述的自己的“正常”生活。面对她这般的工作状况，我不禁有些手心冒汗。要知道，像这样的繁忙程度已经远远超出了大多数白领女性生理和心理所能承受的正常范围，长期在这种状况下工作会常常出现“应激”状态，这将对身心造成严重的伤害。
该怎样帮助这些女“忙”人们解围呢？管理大师们给我们设计了一套“强身应急功”，让我们这就学习和操练起来吧。
第一招，ABCD擒拿手
要像刷牙一样，养成每天把要做的工作排列出来的习惯，以明确目标。下班前将明天所有的工作按紧急重要程度分布到如图1所示的二维图中，要记住紧急的事不一定重要，重要的不一定紧急。找出真正重要且紧急的事，在前面标上A，将紧急但不重要和重要但不紧急的工作权衡一下，分别标上B和C，最后将一些既不紧急也不重要的事标上D。如果某个级别的工作不止一项，你可以再按轻重缓急程度在每一项前面标上A1、A2、A3或B1、B2、B3等。明天头一件事就是考虑A1，做起来，直至完成，再做A2，因为完成工作最快捷的方法就是一件一件地去完成。
第二招，委托挪移掌
将你可以委托别人做的事情划分出来，尽量委托给别人去做，这样你就有更多时间
只有你自己才能做的事情。但原则是让合适的人完成合适的任务，实行项目负责制，一项任务只由一个人来完全负责，并执行到底，除非有不可控的意外状况发生。
第三招，强制增效腿
“从来没有足够的时间做完一切事情，但是总有足够的时间做完最重要的事情。”表现出色者与表现平庸者之间的差异在很大程度上取决于他们选择拖延什么。由于你肯定会进行拖延，现在就要决定拖延低价值的活动，决定拖延在任何情况下对你的事业都无关紧要的活动，要学会去掉小事，集中力量做大事。
第四招，“不行”狮子吼
与我们每天面对的多如牛毛的事务相比，我们的精力和时间显得如此的宝贵和有限。要想把每一件事都做好几乎是不可能的，也是不现实的。解决的办法就是学会说“不行”。这绝不是所谓的畏难情绪，或是什么消极的做法。这恰恰是“有所为有所不为”在现实工作中的灵活运用，是保证任务高效完成的必要方法。
我们提高效率的一项重要的原则就是，利用最有效的时间，集中精力，完成最重要的事情。“苛求完美”有时候可能成为我们提高工作效率的大敌，而学会取舍和善于分配将大大增强我们的实用功力。
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